Le registre des mandats est tenu par ordre chronologique
Les mandats des agents immobiliers doivent être enregistrés par ordre chronologique dans un registre des mandats (art. 72 du décret de 72). Le numéro d’inscription sur le registre est reporté sur l’exemplaire du mandat restant en possession du mandant.
L’enregistrement des mandats ne présente pas de problème particulier lorsque le mandat est signé à l’agence. Il en va tout autrement lorsque le mandat est signé “hors établissement“.
Pour ne pas inscrire dans ce registre des mandats qui ne seraient pas signés par la suite, et laisser des “blancs” dans le registre, de nombreux agents immobiliers reviennent de chez leur mandant avec les deux exemplaires signés, puis lui renvoient le sien par courrier. Parfois même avec une lettre d’accompagnement, lettre qui prouve qu’ils ne lui ont pas remis son exemplaire immédiatement.
Cette façon de procéder est prohibée, puisqu’elle ne permet pas au mandant d’exercer son droit de rétractation. Elle est même susceptible de sanctions pénales. Il est impératif de remettre immédiatement au mandant son exemplaire dûment numéroté.
Si l’on ne peut pas emporter son registre des mandats chez le client, notamment en cas de pluralité de négociateurs, il convient de pré-inscrire le mandat dans le registre, en lui attribuant un numéro. Le mandat pourra ainsi être remis au mandant dès sa signature, tout en étant régulièrement enregistré. En cas de non signature il suffira d’inscrire en observations sur le registre “mandat non signé”.
Enregistrement des mandats envoyés par correspondance
Pour les mandats envoyés par correspondance, certains envoient deux exemplaires du mandat par la poste, en demandant au mandant de signer et leur renvoyer les deux exemplaires pour numérotation et enregistrement. L’expérience prouve que le mandant conserve habituellement un exemplaire, et reste donc en possession d’un exemplaire non numéroté, qui pourrait lui servir pour invoquer la nullité du mandat le cas échéant.
Dans ce cas il convient de dater, signer, enregistrer et numéroter les deux exemplaires, de les envoyer par courrier au mandant (tout en conservant une photocopie) qui n’aura plus qu’à les signer et à retourner un exemplaire à l’agence. S’il ne le fait pas là encore il faudra inscrire en observations “mandat sans suite”.
Rappelons que la jurisprudence est très sévère, si le registre n’est pas tenu parfaitement par ordre chronologique, tous les mandats de l’agence sont frappés de nullité.
Cette sévérité est désormais tempérée par une éventuelle ratification des actes de gestion par le mandant. Et le registre électronique, désormais autorisé, permet de s’affranchir de nombre de difficultés.
(Cour de cassation, chambre civile 1, audience publique du mercredi 28 septembre 2016, n° de pourvoi: 15-19313, publié au bulletin) :
“Mais attendu qu’en l’absence de date certaine du mandat, la formalité de l’enregistrement chronologique de cet acte, exigée par l’article 72, alinéa 4, du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, n’est pas régulièrement accomplie, de sorte qu’il est nul ;”
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