Chaque agence immobilière doit mettre en place une procédure RGPD, voici une ébauche qui peut servir de base de départ, à modifier et compléter en fonction de l’organisation de l’agence et des circonstances locales. De fortes amendes ayant déjà été administrées par la CNIL, jusqu’à 400 000 € à une agence immobilière pour défaut de protection des données personnelles, il convient de se mettre en règle.

Sur le site d’Editions Préférence vous trouverez une affiche A3 permettant d’informer les clients de nos obligations.

N’hésitez pas à nous faire vos remarques en commentaires, afin d’améliorer cette procédure !

PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES DE L’AGENCE IMMOBILIÈRE  X

➨ Délégué à la protection des données : M …………..

I / COLLECTE DES DONNÉES 

• Lors de la prise de mandats, sont collectés les noms, prénoms, adresse, date de naissance, téléphone, adresses mail des mandants, et nous recueillons une copie de pièces d’identité, conformation aux obligations de Tracfin, ainsi que divers documents en original ou en copie, notamment le titre de propriété, et divers diagnostics s’ils sont disponibles.
• Lors des appels téléphoniques nous recueillons nom, prénom, téléphone, mail, adresse et objet de la recherche.
• Lors des visites d’un bien nous recueillons une copie des pièces d’identité des visiteurs, conformément à nos obligations Tracfin, et remplissons et faisons signer un bon de visite comportant nom, prénom, téléphone, mail, et adresse.
• Des internautes déposent des alertes mail sur le site de l’agence, pour rechercher un bien. Nous recueillons leur nom (ou pseudo ?) et l’objet de leur demande.
• Nous recevons des candidatures spontanées par mail ou par courrier, contenant généralement de nombreuses données personnelles.
• Nous collaborons avec des salariés ou des agents commerciaux, et collectons donc des données personnelles relatives à notre collaboration, pour demander les attestations art. 9 à la CCI, établir les fiches de paie…

Nous ne collectons que les données strictement nécessaires à la finalité de l’opération.

 II / GESTION DES RISQUES

• Nous faisons régulièrement le point avec nos prestataires informatiques sur l’ensemble de leurs prestations, et notamment sur le recueil, la protection et la destruction des données personnelles. La protection donne satisfaction, notamment par l’adoption de serveurs sécurisés.
• Les documents papiers devant être détruits le sont dans notre déchiqueteuse, ceux devant être conservés le sont dans des armoires ou bureaux fermés à clé en l’absence de leurs titulaires, l’ensemble étant sous alarme électronique, et les archives sont entreposées dans un local situé dans un garage accessible avec une télécommande, puis par une solide porte métallique.

III / CONSENTEMENT DES CLIENTS ET PROSPECTS, INFORMATION SUR LE TRAITEMENT

Nos documents contractuels informent nos clients et prospects du recueil, de la durée de détention et de la portabilité ou de l’effacement des données personnelles, et recueillent leur accord.

• Ils précisent que ces données pourront être transmises à un certain nombre de personnes ou d’organismes.

 IV / DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES PERSONNELLES

• Les lettres de candidatures non retenues sont conservées au maximum six mois, pour pouvoir y recourir au cas où nous serions en phase de recrutement.
• Les documents relatifs à des candidatures non retenues pour une location sont restitués ou détruits sous quinze jours maximum.
• Concernant les clients ayant avec nous une relation commerciale dans la durée, tous les documents sont détruits cinq ans après la fin de cette relation, sauf ceux que nous devons conserver plus longtemps en vertu d’un texte spécifique (Loi Hoguet et son décret notamment, qui imposent de conserver certains documents comme le registre des mandats et les mandats pendant dix ans).

Pour ouvrir une agence ou devenir agent commercial avec notre réseau : tél. 04 76 48 24 31. Débutants acceptés, formation assurée.